Managementsecretaresse 28 uur-32 uur


Wij komen in actie voor mensen in Utrecht en omstreken die het in hun eentje niet redden. Doordat ze geen dak boven hun hoofd hebben, een steuntje in de rug nodig hebben of hun schulden zich blijven opstapelen. Elke dag maken we ons sterk om het leven van onze 1500 cliënten beter te maken. Hoe? Door onze mouwen op te stropen en te doen wat nodig is. Door in oplossingen te denken en elkaars talenten in te zetten. Door ons met hart en ziel te verbinden. Werk jij met ons mee?

 

"Ben jij die dienstverlenende secretaresse die begrijpt welke ondersteuning onze managers nodig hebben? Dan zijn wij opzoek naar jou!"

 

Dit ga je doen

Je faciliteert de manager Bedrijfsbureau en clustermanager Stadsgeldbeheer & Begeleiden. Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de manager, je houdt de mailboxen bij en handelt waar mogelijk proactief acties af. In projecten verricht je hand- en spandiensten. Je bent eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen en beantwoordt zelfstandig vragen. Je bereidt (complexe) vergaderingen voor en zorgt voor heldere verslagen. Samen met de voorzitter maak je een agenda, stel je prioriteiten en zorg je dat de deelnemers tijdig de stukken ontvangen. Je pakt zelfstandig taken op die voortvloeien uit een vergadering. Je monitort actiepunten en herinnert anderen aan het nakomen van de afspraken. Je bent altijd een stapje voor. Je hebt ervaring met secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bent bereid tot het overnemen van en samenwerken met de collega’s van het secretariaat waar nodig.

Complexe problemen en vraagstukken zijn aan jou besteed. Je vergaart snel informatie, je behoudt het overzicht en reageert proactief en oplossingsgericht. Je bent een teamspeler, hebt oog waar behoefte aan is en weet op welke manier jij er een bijdrage aan kan leveren. Je werkt planmatig, efficiënt, gestructureerd en je kunt prioriteiten stellen. Daarbij verlies je de belangen van anderen niet uit het oog. Je hebt gevoel voor verhoudingen, bent flexibel en dienstverlenend en bewaakt je grenzen. Competenties als assertiviteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn jou op het lijf geschreven. Bovendien ben je een enthousiast persoon en sta je positief in je werk.

Hier kom je terecht

Het managementsecretariaat is het visitekaartje van de organisatie. De vier secretariaat-medewerkers zijn het eerste aanspreekpunt en een belangrijke steun voor het bestuur en het managementteam. Het managementsecretariaat is onderdeel van het Bedrijfsbureau waartoe ook de afdelingen P&O, ICT, Financiën, Huisvesting & Services en de Zorgadministratie behoren.

 

Dit ben jij

Je hebt een

    • HBO niveau en een relevante (secretariële) HBO opleiding.
    • Vakkennis en minimaal 5 jaar relevante werkervaring in soortgelijke functie.
    • Kennis van geautomatiseerde systemen (zoals Word, Excel, Outlook, PowerPoint en MS Teams).
    • Goede digitale vaardig- en handigheid.
    • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.

 

Dit krijg je van ons

    • Een leuke baan in een veelzijdige organisatie met bevlogen collega’s.
    • Een aanstelling voor de duur een jaar met de mogelijkheid tot verlenging.
    • Inschaling volgens cao Sociaal werk, schaal 8 (min. € 2.712,00 / max. € 3.864,00 bruto/fulltime).
    • Een individueel keuzebudget van ca. 18% van je brutosalaris.
    • Scholingsmogelijkheden en 1,5% individueel loopbaanbudget.
    • Een reiskostenregeling woon-werkverkeer (conform fiscale wetgeving) en collectieve hiaatverzekering.
    • Een pensioenregeling conform de cao Sociaal Werk bij het PFZW.

Iets voor jou?

Meer informatie over de functie is op te vragen via Onno Bult (06-12747652) of Carien Hattink (06-20669353).

De eerste gesprekken vinden plaats op woensdag 15 december 2021 en de 2e gesprekken op dinsdag 21 december 2021.

 

Vacaturekenmerken

Locatie vacature: Utrecht
Aantal uren per week: 28
Contracttype: Jaarcontract
Uiterlijk reageren op: 05-12-2021
Planning gesprekken: 15-12-2021

Contact

Naam contactpersoon: Onno Bult
Telefoonnummer: 0612747652

Niveau en ervaring

Werkniveau: HBO
Werkervaring: 4-5 jaar
Opleidingsniveau: HBO

 

Solliciteren