Secretaresse 20-24 uur


Wij komen in actie voor mensen in Utrecht en omstreken die het in hun eentje niet redden. Doordat ze geen dak boven hun hoofd hebben, een steuntje in de rug nodig hebben of hun schulden zich blijven opstapelen. Elke dag maken we ons sterk om het leven van onze 1500 cliënten beter te maken. Hoe? Door onze mouwen op te stropen en te doen wat nodig is. Door in oplossingen te denken en elkaars talenten in te zetten. Door ons met hart en ziel te verbinden. Werk jij met ons mee?

 

"Ben jij die duizendpoot die wij zoeken?"

Dit ga je doen

Je biedt ondersteuning aan de clustermanager Financiën & Zorgbemiddeling en de clustermanager Oekraïne Opvang. Tevens ben je secretaris van de onafhankelijke klachtencommissie. De aanstellingsuren worden verdeeld over 4 werkdagen.

Je beheert de agenda van de managers en plant afspraken in. Je bereidt (complexe) vergaderingen voor en zorgt voor heldere verslagen. Je pakt zelfstandig taken op die voortvloeien uit een vergadering. Je monitort actiepunten en herinnert anderen aan het nakomen van de afspraken. Je bent altijd een stapje voor.

Je houdt waar nodig mailboxen bij, geeft informatie en verricht hand- en spandiensten bij projecten. Je bent aanspreekpunt voor medewerkers en externen en beantwoordt zelfstandig vragen.

In je secretarisrol plan je de afspraken voor de klachtencommissie en maak je de notulen van deze zittingen. Dit komt gemiddeld 4-5 keer per jaar voor. De zittingen kunnen mogelijk buiten de afgesproken werktijden vallen.

Hier kom je terecht

Het managementsecretariaat bestaat uit vijf secretaresses (twee medewerkers ter ondersteuning van het bestuur en drie ter ondersteuning van de clustermanagers).

Dit ben jij

Je hebt ervaring met secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Complexe problemen en vraagstukken zijn aan jou besteed. Je bent in staat oplossingen te bedenken en werkt hierin samen met collega’s. Je werkt planmatig, efficiënt en gestructureerd. Je weet wat urgent en belangrijk is en kunt prioriteiten stellen. Daarbij verlies je de belangen van anderen niet uit het oog. Je hebt gevoel voor verhoudingen, bent servicegericht en bewaakt je grenzen.

Competenties als assertiviteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn jou op het lijf geschreven. Bovendien ben je een enthousiast persoon en sta je positief in je werk.

Je hebt:

    • MBO+ of HBO niveau en een relevante (secretariële) opleiding.
    • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
    • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring.

Je bent:

    • Bekend met geautomatiseerde systemen (zoals Word, Excel, Outlook, PowerPoint en MS Teams).
    • Digitaal vaardig en handig met digitale werkvormen.

Dit krijg je van ons

    • Een leuke baan in een veelzijdige organisatie met bevlogen collega’s.
    • Een aanstelling voor de duur van een jaar met zicht op een contract voor onbepaalde tijd bij wederzijdse tevredenheid.
    • Inschaling volgens cao Sociaal Werk, minimaal € 2.615,00 en maximaal
    • € 4.040,00 (schaal 7 of 8) bruto/fulltime, afhankelijk van kennis en werkervaring.
    • Een individueel keuzebudget van ca. 18% van je brutosalaris.
    • Scholingsmogelijkheden en 1,5% individueel loopbaanbudget.
    • Een reiskostenregeling woon-werkverkeer en collectieve hiaatverzekering.
    • Een pensioenregeling conform de cao Sociaal Werk bij het PFZW.

 

Iets voor jou?

Denk jij: die baan is echt wat voor mij! Stuur dan, je motivatie + CV via de solliciteer button! Heb je vragen over de functie? Bel gerust met Marian de Vries, clustermanager Financiën & Zorgbemiddeling, op 06-28786820 of Theo Dhuyvetter, clustermanager Oekraïne Opvang, op 06-28788859.

 

Werving- en selectiebureau of headhunter? Bedankt voor het meedenken, maar wij werven graag zelf onze kandidaten.

Vacaturekenmerken

Aantal uren per week: 24
Contracttype: Jaarcontract
Uiterlijk reageren op: 07-12-2022

Contact

Naam contactpersoon: Marian de Vries
Telefoonnummer: 0628786820

Niveau en ervaring

Werkniveau: MBO
Werkervaring: 3-4 jaar
Opleidingsniveau: MBO

 

Solliciteren