Terugblik: een jaar opvang Oekraïense vluchtelingen
8 juni 2023
We verzorgen nu alweer ruim een jaar de opvang voor Oekraïense vluchtelingen. In dat jaar vingen we meer dan 500 mensen op, beheerden zeven opvanglocaties, begeleidden een aantal gezinnen ambulant en namen een heel nieuw team van 20 medewerkers aan. Beleidsmedewerker Kim Schmeink kijkt terug op een jaar waarin de ontwikkelingen elkaar in sneltreinvaart opvolgden.De start
Oekraïense vluchtelingen die naar Nederland komen, worden opgevangen door gemeenten en gastgezinnen. In Utrecht eerst in de Jaarbeurs en vervolgens in een geschikte vervolglocatie om daar zo lang te wonen als nodig is. De gemeente regelt de opvanglocaties, de bijbehorende verbouwing en het meubilair, servies en bijvoorbeeld beddengoed. Ook wijst zij een sociaal beheer partij toe. Eén van die partijen in Utrecht is de Tussenvoorziening.
In maart 2022 kunnen we aan de slag: zo snel mogelijk een projectgroep oprichten. Een beleidsmedewerker betrekken, programmaplan schrijven, vacatures uitzetten, meedenken met de gemeente en allerlei voorbereidingen treffen. Een maand later, in april, openen we de eerste opvanglocatie: de Willem Dreeslaan. Begin mei volgt een locatie op de Kanaalstraat en halverwege mei de eerste boot: de Formidable.
Snel, snel, snel
In een razend tempo zetten we het Sociaal beheer voor Oekraïense vluchtelingen op. In oktober word ik ingevlogen, als beleidsmedewerker voor deze projectgroep. Aan mij de taak om het huidige – super snel van de grond gekregen – beleid binnen de Oekraïne opvang en de gemeente af te stemmen op dat van de Tussenvoorziening. En met de ISO Audit in het verschiet buig ik me over locatie- en veiligheidsplannen, incidentenprotocollen, documentenbeheer, inwerkprogramma’s en een visie op sociaal beheer.
Hoe doen we het nu?
Wat me vooral opvalt is de flexibiliteit van onze organisatie, de betrokken collega’s en wat we daardoor in korte tijd kunnen neerzetten. Als je elkaars talenten kent en weet waar de verantwoordelijkheid ligt, kan je super snel schakelen. Volgens mij levert dit veel op. Doordat we hierdoor snelheid en flexibiliteit behouden, kan het grootste gedeelte van de tijd en aandacht naar onze cliënten, de Oekraïense vluchtelingen.
Wat brengt de toekomst?
De gemeente zorgt ondertussen voor meer opvanglocaties. De opdracht van het sociaal beheer van deze locaties moet aanbesteed en ‘gegund’ worden. De doorlooptijd van zo’n aanbesteding is zo’n twee weken. Op het moment dat de opdracht in het aanbestedingssysteem verschijnt moeten we als een razende aan de slag om een uitgebreid plan van aanpak te schrijven en de offerte op te stellen.
De gemeente heeft dan een week de tijd om haar beslissing te maken. Als we de opdracht krijgen, zoals bij de Danubia, de Kanaalweg, de Bergen en de Belcampo, starten we vaak al binnen twee weken op de nieuwe locatie. En ook dat lukt. In no time staat er wéér een nieuw team, opgebouwd uit ervaren en nieuwe collega’s, klaar om aan de slag te gaan.
Over de auteur
Kim Schmeink is projectondersteuner Oekraïne opvang & beleidsmedewerker bij de Tussenvoorziening. Ze werkte eerder bij team Gezinsbegeleiding en als teamcoördinator.